Khủng hoảng truyền thông là điều không thể tránh khỏi đối với bất kỳ doanh nghiệp lớn hay nhỏ nào trong quá trình hoạt động và phát triển. Nhưng không vượt quá nó là lỗi của người quản lý. Một nhà quản lý giỏi phải biết cách đưa doanh nghiệp của mình vượt qua sóng gió và phát triển. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi chia sẻ đến bạn các bước xử lý khủng hoảng truyền thông nhanh nhất.

Khủng hoảng truyền thông là gì?

Giao tiếp là một quá trình chia sẻ và truyền thông điệp, thông tin cho một hoặc nhiều đối tượng tương tác, trao đổi và chia sẻ tín hiệu với nhau.

Khủng hoảng truyền thông được hiểu một cách đơn giản là những thông tin lan truyền, vượt tầm kiểm soát của cá nhân, doanh nghiệp theo chiều hướng ngược lại, gây ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu, uy tín, vị thế và tài chính của công ty. doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức…

Thông tin được phân phối một cách không kiểm soát

Điều gì gây hại trong việc truyền thông khủng hoảng sai?

Không một doanh nghiệp nào muốn và không vướng vào khủng hoảng truyền thông, bởi hậu quả để lại cho doanh nghiệp là không hề nhỏ. Dù lớn hay nhỏ thì đều là rủi ro, đặc biệt là làm giảm lòng tin của khách hàng đối với thương hiệu doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn sẽ mất thời gian cũng như ngân sách để xây dựng lại những gì đã mất từ ​​các cuộc khủng hoảng truyền thống.

Ngoài ra, việc xử lý khủng hoảng truyền thông không đúng cách sẽ khiến không chỉ khách hàng mà cả cộng đồng tẩy chay thương hiệu của doanh nghiệp đó. Điều này dẫn đến việc mất đi một lượng lớn khách hàng trung thành, kéo theo lợi nhuận giảm mạnh, ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Hơn nữa, tác hại của việc không xử lý khủng hoảng truyền thông là tạo lợi thế cho đối thủ cạnh tranh. Khủng hoảng của doanh nghiệp là bộc lộ những điểm yếu của doanh nghiệp đó, đây chính là cơ hội để các đối thủ tấn công và vượt lên trên bạn. Do đó, khủng hoảng truyền thông không chỉ để lại thiệt hại mà còn đe dọa, nguy hiểm cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc xử lý khủng hoảng truyền thông

Chuẩn bị tinh thần

Các doanh nghiệp nên chuẩn bị mọi thứ để đảm bảo rằng họ có thể đối phó với các vấn đề có thể xảy ra. Cần lập danh sách và đánh dấu mọi thứ cần chuẩn bị để ứng phó và đặc biệt là giám sát nhân sự.

Thu thập dữ liệu

Việc thu thập dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định những gì cần cung cấp cho báo chí và những gì cần giữ kín. Cần cố gắng cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt, thông tin hữu ích cho doanh nghiệp của bạn để giảm ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp, vì vậy hãy nhớ luôn chuẩn bị sẵn thiết bị liên lạc dự phòng.

hành động tích cực

Luôn chủ động kiểm tra mọi thứ, Xây dựng chiến dịch truyền thông chi tiết, đặc biệt là quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông. Bạn phải tự tin kiểm soát dòng sự kiện để tránh ngay lập tức tin đồn lan truyền, sẵn sàng lan truyền thông điệp của bạn.

Tâm điểm của buổi họp báo

Đặt trung tâm họp báo gần sự kiện hơn nhưng cũng tránh xa các mục tiêu truyền thông để công việc của khách hàng không bị ảnh hưởng.

Giao tiếp với giới truyền thông

Hãy chắc chắn rằng bạn có tất cả thông tin liên lạc của các nhà báo để bạn có thể cung cấp thông tin mới nhất.

thừa nhận sai lầm

Nếu có bất kỳ phản hồi nào của khách hàng nói điều gì sai, bạn nên ghi nhận và xin lỗi. Xử lý khủng hoảng truyền thông một cách trung thực và thẳng thắn thì giới truyền thông và công chúng sẽ chú ý.

Không có gì là không chính thức

Đừng tin các phóng viên khi họ nói hãy nói chuyện thân mật vì nhiều người vẫn sẽ ghi âm ngay cả khi máy ảnh tắt.

Tạo sự đồng cảm

Nếu tình hình khủng hoảng vẫn tiếp diễn, hãy cố gắng thông cảm cho các nhà báo, làm cho tình hình an toàn hơn. Bằng cách này, bạn sẽ có thể tạo một môi trường thân thiện để gửi thông điệp của mình đến mọi người

Các bước xử lý khủng hoảng truyền thông nhanh nhất

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự việc đáng tiếc này, do bản thân doanh nghiệp, do lãnh đạo doanh nghiệp… Trong những tình huống đó, doanh nghiệp phải xây dựng cho mình những bước đi để bác bỏ tin đồn.

Bước 1: Đánh giá nhanh nguyên nhân khủng hoảng

Khi có dấu hiệu khủng hoảng truyền thông, các nhà quản lý doanh nghiệp nên nhanh chóng họp nhóm để thảo luận về hậu quả của nó và nhìn nhận vấn đề một cách trực quan nhất có thể.

Cụ thể vấn đề này ảnh hưởng như thế nào đến uy tín và danh tiếng của tổ chức, doanh nghiệp? Nó có ảnh hưởng đến cổ phiếu hoặc tài chính của công ty không?

Sau đó, lập một nhóm để xử lý như phân công rõ ràng công việc cho từng người, từng bộ phận.

Bước 2: Trả lời khách hàng, đối tác, họp báo đính chính

Sau khi xác định được tại sao lại tồn tại những thông tin đó, doanh nghiệp phải nhanh chóng phản hồi, đính chính thông tin đó cho khách hàng để khách hàng không bất ngờ, nghi ngờ.

Khủng hoảng phải được ngăn chặn và xử lý

Trên thực tế, tốc độ phản hồi với đối tác và khách hàng của bạn là rất quan trọng. Bạn tuyệt đối không được im lặng vì im lặng là con dao hai lưỡi sẽ làm tổn thương bạn và khiến bạn tức giận với khách hàng. Luôn cố gắng chủ động trong mọi tình huống. Nếu cuộc khủng hoảng đó là có thật, bạn tuyệt đối không được im lặng mà hãy dành một chút thời gian để cho khách hàng biết rằng bạn đang trải qua giai đoạn khó khăn.

Sau đó, bạn cần họp báo để đính chính thông tin một cách rõ ràng theo một kịch bản sẵn sàng, mặc dù bạn đang bị tố cáo.

Bước 3: Nói chính xác, trung thực, nhất quán

Xử lý khủng hoảng truyền thông rất quan trọng đối với sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không được giấu giếm, không được mập mờ, không rõ ràng. Bạn cần lên tiếng, xin lỗi, nêu chi tiết vấn đề bạn gặp phải.

Tất cả các tuyên bố của bạn phải đúng sự thật, hành động của bạn phải phù hợp với lời nói của bạn. Phải cho cộng đồng biết rằng khủng hoảng đang xảy ra với doanh nghiệp mình chỉ là một hiện tượng, một sai lầm và doanh nghiệp không trốn tránh, hứa suông, đổ lỗi…

Truyền đạt thông tin chính xác

Bước 4: Cách xử lý và xử lý thông tin

Cuộc khủng hoảng liên quan nhiều đến hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, chúng ta cần ngăn chặn khủng hoảng ngay bây giờ để chúng không lan rộng.

Bạn cần tìm người giúp bạn xử lý thông tin. Đây là điều mà không phải tổ chức nào cũng làm được. Bạn có thể tìm những cá nhân có ảnh hưởng và trọng lượng để nói thay cho bạn. Bạn cần thông minh trong việc tổ chức thông tin khi nói đến thị trường để tận dụng tối đa thông tin đó.

Ngay sau khi thông tin bị cô lập, bạn nên chú ý đến những thiệt hại mà doanh nghiệp của bạn đang gánh chịu. Nhưng nhìn ở một khía cạnh khách quan, đây chính là cách giúp thương hiệu của bạn được nhận diện nhiều hơn, chứng tỏ doanh nghiệp làm ăn trong sạch, uy tín và trung thành với khách hàng, đặt khách hàng lên hàng đầu.

Xử lý thông tin khủng hoảng nhanh chóng

Bước 5: Xây dựng quy trình phòng ngừa khủng hoảng truyền thông bài bản

Sau khi xử lý khủng hoảng thành công, công ty của bạn nên rút ra những bài học quý giá cho công ty.

Người ta nói phòng bệnh hơn chữa bệnh, cách tốt nhất để “ngăn chặn” một cuộc khủng hoảng là giết nó trước khi nó giết bạn. Có một số cách để chặn liên lạc:

– Xây dựng đội ngũ quản trị web chuyên nghiệp để cập nhật và theo dõi thông tin doanh nghiệp hàng ngày.

– Kiểm soát chặt chẽ thông tin lan truyền trên mạng xã hội kênh truyền thông.

– Cẩn thận khi phát ngôn trước giới truyền thông.

– Tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia truyền thông về cách thức bảo vệ thông tin.

– Không quảng cáo sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu công ty quá xa và lố bịch.

– Khi gặp khủng hoảng, doanh nghiệp tuyệt đối không được có 3 không sau: Không im lặng, không trốn tránh và không vòng vo.

Làm sao để tồn tại với dư luận nước đôi, bạn cần là người thận trọng để đối mặt tốt nhất với khủng hoảng truyền thông và làm chủ khủng hoảng.

Trên đây chúng tôi đã mang đến cho bạn các bước xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả và nhanh nhất. Hi vọng đã mang đến cho độc giả những thông tin hữu ích nhất. Bạn đọc quan tâm đến kiến ​​thức marketing hãy nhanh tay đăng ký và theo dõi khóa học học tiếp thị tại Chaolong TV và bạn có cơ hội nhận được những ưu đãi hấp dẫn.

Chúc may mắn!

Nhãn:
tiếp thị